Privacyverklaring

Privacyverklaring brainbay

Brainbay B.V. (hierna: ‘brainbay’) is door de NVM opgericht om ten behoeve van de leden van de NVM producten en diensten te ontwikkelen, op basis van data van zowel NVM-leden als niet-leden en voor het doen van onderzoek naar de onroerendgoedmarkt. Daarnaast stelt brainbay bepaalde gegevens ook beschikbaar aan geselecteerde derden, zoals validatie-instituten, overheidsorganisaties en onderzoeksinstellingen, voor doeleinden zoals marktanalyse, beleidsontwikkeling en validatie van taxaties.

Deze privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens brainbay verwerkt, waarom en hoe deze gegevens worden gebruikt, en welke rechten betrokkenen hebben met betrekking tot hun persoonsgegevens.

Jouw persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare levende persoon. Het gaat dus om informatie die direct over iemand gaat, of naar een persoon te herleiden is. Zoals je naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortejaar, geboorteplaats, geslacht of nationaliteit. Dit volgt uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens?

Brainbay B.V., gevestigd aan de Orteliuslaan 951 te Utrecht, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met brainbay of met de NVM via support@brainbay.nl of privacyhelpdesk@nvm.nl.

Welke verantwoordelijkheid heeft de NVM-makelaar?

De NVM-makelaar, die via brainbay gegevens aanlevert, is verantwoordelijk voor het adequaat informeren van hun klant (koper/verkoper) over de verstrekking van hun persoonsgegevens aan brainbay. Dit houdt in dat de NVM-makelaar de betrokkenen op de hoogte moet stellen van de verwerkingen, de doeleinden daarvan, de rechtsgrondslagen, en de rechten van de betrokkenen met betrekking tot hun persoonsgegevens.

Wanneer gegevens via brainbay op funda of andere (huizen)websites worden geplaatst, is de NVM-makelaar tevens verantwoordelijk voor het verkrijgen van de noodzakelijke expliciete toestemming van de verkoper/verhuurder voor de verwerking van hun gegevens op die platformen. Brainbay zorgt verwerkt deze persoonsgegevens op veilige en transparante wijze.

Welke rechtsgrondslag hebben wij voor de verwerking van je persoonsgegevens?

Brainbay verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer er een geldige juridische basis is volgens de AVG. Dit betekent dat de verwerking van gegevens voldoet aan een van de onderstaande rechtsgronden:

Uitvoering van een overeenkomst: in veel gevallen verwerkt brainbay persoonsgegevens om te voldoen aan contractuele verplichtingen. Bijvoorbeeld, wanneer een NVM-makelaar gegevens aanlevert over een woning of bedrijfspand dat te koop of te huur wordt aangeboden, worden deze gegevens verwerkt om de makelaarsdienstverlening mogelijk te maken.
Gerechtvaardigd belang: brainbay kan gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, mits dit belang zwaarder weegt dan de privacybelangen van betrokkenen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij het analyseren van marktontwikkelingen op de woningmarkt. Hierbij zorgt brainbay ervoor dat de gegevens op een dusdanige manier worden verwerkt dat de impact op de privacy van betrokkenen zo beperkt mogelijk blijft.

Welke persoonsgegevens verwerken wij, waarom en hoelang bewaren we deze?

Brainbay beheert en exploiteert een uitwisselingssysteem van data, mede namens de vereniging NVM en haar leden. De NVM-leden, alsmede makelaarskantoren die geen lid zijn van de NVM en hun aanbod tonen op de website www.funda.nl, verstrekken via een koppeling bepaalde gegevens aan (het uitwisselingssysteem van) brainbay.

De verwerkingen van persoonsgegevens worden onderverdeeld in drie hoofdcategorieën, welke hierna verder worden toegelicht:

A. Zorgen dat alle NVM-leden een actueel aanbod hebben van woningen, bedrijfspanden en agrarische vastgoedobjecten en overige onroerende zaken die worden aangeboden.

B. Zorgen dat het actuele aanbod van alle NVM-leden en overige makelaarskantoren geplaatst wordt op Funda, andere (huizen)websites en via apps beschikbaar wordt gesteld.

C. Het opbouwen en inrichten van een database waardoor taxaties en andere waardebepalingen mogelijk zijn en inzichten verkregen kunnen worden over de ontwikkelingen in de woningmarkt, bedrijfsonroerendgoedmarkt en de agrarische vastgoedmarkt.

A ACTUEEL AANBOD WONINGEN, BEDRIJFSPANDEN EN AGRARISCH VASTGOED BIJ NVM-MAKELAARS

Als je een woning, bedrijfspand of agrarisch vastgoed, al dan niet via een NVM-lid verkoopt of verhuurt, worden de volgende gegevens bekend gemaakt bij andere NVM-leden:

Het adres van de woning, het bedrijfspand of het agrarisch vastgoed, de omschrijving en kenmerken van het object zoals de vraagprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens, WOZ-waarde en foto’s van het object.
Datum dat het object op de markt komt, datum dat het object van de markt wordt gehaald. Verkoop onder voorbehoud, verkoopdatum, kantoornaam makelaar en transactieprijs.

Doel: deze gegevens worden door NVM-leden gebruikt voor de dienstverlening aan hun klanten (zoekers naar een woning, bedrijfspand of agrarisch vastgoed).

Bewaartermijn: deze gegevens worden onbeperkt bewaard in verband met de database met historisch aanbod, zie onder C.

B ACTUEEL AANBOD WONINGEN, BEDRIJFSPANDEN EN AGRARISCH VASTGOED OP (HUIZEN)WEBSITES, WAARONDER FUNDA

Als je een woning, een bedrijfspand of agrarisch vastgoed, al dan niet via een NVM-lid verkoopt of verhuurt, kunnen deze gegevens in overleg met de opdrachtgever ook bekend gemaakt worden bij Funda en andere (huizen)websites. Het gaat dan om de volgende gegevens:

Het adres van de woning, het bedrijfspand of het agrarisch vastgoed, de omschrijving en kenmerken van het object zoals de vraagprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens, WOZ-waarde en foto’s van het object.
Datum dat het object op de markt komt, kantoornaam makelaar, verkoopdatum.

Doel: deze gegevens worden door NVM-leden gebruikt voor de dienstverlening aan hun klanten (zoekers naar een woning, bedrijfspand of agrarisch vastgoed).

Bewaartermijn: deze gegevens worden onbeperkt bewaard in verband met de database met historisch aanbod, zie onder C.

C DATABASE MET HISTORISCH AANBOD

Van alle woningen, bedrijfspanden en agrarisch vastgoed die, al dan niet via een NVM-lid te koop of te huur zijn aangeboden, worden de volgende gegevens in de database vastgelegd:

Het adres van de woning, het bedrijfspand of het agrarisch vastgoed, de omschrijving en kenmerken van het object zoals de vraagprijs, het bouwjaar, de oppervlaktes en indeling, kadastrale gegevens, WOZ-waarde en foto’s van het object.
Datum dat het object op de markt komt, datum dat het object van de markt wordt gehaald. Verkoop onder voorbehoud, transactiedatum, kantoornaam makelaar en transactieprijs.
De postcode (1234AB) en huisnummer van het vorige (woon)adres van de koper.
Statistische gegevens over huishoudens op basis van postcode- en adresniveau (postcode en huisnummer/toevoeging). Deze gegevens omvatten onder andere huishoudsamenstelling, leeftijd van de hoofdkostwinner, leeftijd van het oudste kind, gezinsinkomen en reden van verhuizing. De informatie is niet gekoppeld aan natuurlijke personen, maar wordt gebaseerd op statistische inschattingen van huishoudenscategorieën die zich op een bepaalde locatie kunnen bevinden. De gegevens worden jaarlijks geactualiseerd.

Doel: met de hiervoor genoemde gegevens maakt brainbay analyses van de onroerendgoedmarkt, in opdracht van de NVM of van derden om vastgoedprofessionals een overzicht te bieden van transacties en de concurrentie in de Nederlandse vastgoedmarkt.

Bewaartermijn: de hiervoor genoemde gegevens worden voor onbepaalde tijd bewaard.

Wie ontvangen jouw persoonsgegevens?

Gegevens uit de database met historisch aanbod (onderdeel c), verstrekken wij aan NVM-Makelaars en NVM-Taxateurs in het kader van dienstverlening aan hun klanten. Ook verstrekt brainbay deze gegevens aan geselecteerde derden, onder meer aan:

Validatie-instituten, na expliciete opdracht daartoe, voor het controleren van taxatierapporten.
Gemeenten, voor het vaststellen van WOZ-waardes.
Het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat, voor onderzoek naar de woningmarkt.
Universiteiten en hogescholen, voor onderzoeksdoeleinden.
Niet-NVM-leden, taxatiesoftware-ontwikkelaars, vastgoedsoftwarebedrijven, banken, projectontwikkelaars en woningbouwcorporaties, voor onderzoeksdoeleinden (bijv. inzicht krijgen in de woningbehoefte in een bepaalde regio).

De gegevens worden waar mogelijk uitsluitend op geaggregeerd niveau verstrekt aan de hierboven genoemde partijen.

Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

Om jouw privacy te beschermen gaat brainbay heel zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om. We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beveiligen.

De gegevens op het platform van brainbay zijn in de meeste gevallen indirect herleidbaar naar een persoon. Dit betekent dat de gegevens niet direct aan een individu gekoppeld zijn. We hanteren daarnaast strikte toegangs- en beveiligingsmaatregelen om misbruik en ongeoorloofde toegang te voorkomen. Deze maatregelen omvatten onder andere:

Twee-factor-authenticatie (2FA): het inlogproces van brainbay maakt gebruik van 2FA en gebruikers van brainbay zijn verplicht hun wachtwoord periodiek te wijzigen.
Beperkte toegang tot producten en diensten: binnen het NVM-portaal zijn producten en diensten uitsluitend beschikbaar voor NVM-leden, waardoor ongeautoriseerde toegang wordt voorkomen.
Veilige externe toegang via Application Programming Interfaces (APIs): brainbay maakt gebruik van speciale APIs, waarmee niet-leden bepaalde diensten kunnen gebruiken met een extra beveiligingslaag. Dit betekent dat gebruikers zich moeten authentiseren en expliciet toestemming moeten geven voordat toegang tot gegevens van brainbay wordt verleend.
Beperkte exportfunctionaliteit: om te voorkomen dat grote hoeveelheden data buiten brainbay worden verplaatst, is het niet mogelijk om grootschalige exports uit te voeren. Alleen de reguliere rapportages kunnen worden opgevraagd.
Strikte toegangscontrole: alleen specifieke brainbay-medewerkers hebben toegang tot de databases, en zij krijgen uitsluitend toegang tot de gegevens die noodzakelijk zijn voor hun functie en taken. Hiermee wordt de kans op ongeautoriseerde toegang tot gegevens geminimaliseerd.
Regelmatige beveiligingstests: er worden periodiek penetratietests uitgevoerd op het platform om kwetsbaarheden te identificeren en te verhelpen, zodat de veiligheid continu gewaarborgd blijft.

Sollicitatie bij brainbay

Brainbay bewaart persoonsgegevens van sollicitanten niet langer dan nodig is voor de uitvoering van werving- en selectieprocedures.

Sollicitanten wordt gevraagd om toestemming om hun gegevens tot drie maanden na afloop van de sollicitatieprocedure te bewaren. Daarna worden de gegevens automatisch verwijderd. Als de sollicitant geen toestemming geeft dan worden de gegevens uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd.

Jouw rechten

Als brainbay persoonsgegevens van jou verwerkt, heeft u een aantal rechten waar je gebruik van mag maken. Deze rechten staan (onder meer) in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Je hebt het recht om:

de gegevens die brainbay van je verwerkt in te zien;
je persoonsgegevens aan te vullen en/of te verbeteren;
je eigen persoonsgegevens te laten verwijderen;
de verwerking van je persoonsgegevens te laten verminderen (je gegevens worden dan alleen met jouw toestemming verwerkt);
je persoonsgegevens over te dragen;
bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door brainbay;
je toestemming voor de verwerking in te trekken, als we jouw gegevens hebben verwerkt op basis van jouw toestemming;
een klacht in te dienen bij brainbay via fg@nvm.nl of bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de landelijke toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens). Lees meer informatie hierover op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Als je meer wilt lezen over jouw privacyrechten op grond van de AVG, dan kun je ook kijken op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens: Privacyrechten AVG.

Wil je gebruik maken van (een van) de bovenstaande rechten? Neem dan contact op met brainbay via support@brainbay.nl. Er wordt dan eerst beoordeeld of je gerechtigd bent om het verzoek in te dienen en vervolgens of jouw verzoek kan worden ingewilligd.

Binnen een maand nadat brainbay een verzoek tot uitoefening van één van voorgenoemde rechten heeft ontvangen, ontvang je bericht over de manier waarop aan jouw verzoek gevolg wordt gegeven (en zo niet, waarom niet). Als het nodig is, kan brainbay de reactietermijn op een verzoek verlengen. We maken dan binnen één maand aan je kenbaar binnen welke termijn je reactie kunt verwachten.

Vragen?

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Mail dan naar support@brainbay.nl (brainbay) of naar privacyhelpdesk@nvm.nl (NVM).

Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op 01-04-2025.